Mã số UFI (Unique Facility Identifier) là mã định danh duy nhất dùng để xác định một cơ sở trong hồ sơ đăng ký FDA. Đối với cơ sở thực phẩm thuộc diện phải đăng ký với FDA, FDA hiện chấp nhận DUNS (Data Universal Numbering System) do Dun & Bradstreet cấp làm UFI. UFI/DUNS giúp FDA xác định đúng cơ sở và đối chiếu thông tin, đặc biệt là tên và địa chỉ cơ sở. UFI/DUNS không phải là mã số đăng ký FDA; đây là thông tin định danh được sử dụng trong quá trình đăng ký và gia hạn Food Facility Registration.
Mã số UFI là gì khi đăng ký FDA?
UFI (Unique Facility Identifier) là mã định danh duy nhất được FDA sử dụng để xác định một cơ sở và đối chiếu thông tin của cơ sở đó trong hồ sơ đăng ký. Đối với đăng ký cơ sở thực phẩm (Food Facility Registration), FDA hiện chấp nhận DUNS (Data Universal Numbering System) do Dun & Bradstreet (D&B) cấp làm UFI.
Nói đơn giản, UFI/DUNS giúp FDA xác định đúng cơ sở nào, tại địa chỉ nào đang được đăng ký. Vì vậy, thông tin về tên và địa chỉ cơ sở trên DUNS cần phù hợp với thông tin doanh nghiệp khai báo khi đăng ký FDA.
UFI có phải là mã số FDA không?
Không. UFI và mã số đăng ký FDA là hai thông tin khác nhau.
UFI là mã dùng để nhận diện cơ sở. Trong trường hợp đăng ký cơ sở thực phẩm, FDA hiện công nhận số DUNS là một UFI được chấp nhận.
Sau khi cơ sở hoàn tất đăng ký, FDA cấp Food Facility Registration Number (FFRN). Đây là số đăng ký cơ sở thực phẩm và không nên nhầm lẫn với số DUNS/UFI.
Tại sao FDA yêu cầu UFI/DUNS?
FDA sử dụng UFI để tăng độ chính xác của thông tin về cơ sở trong hệ thống đăng ký. Đối với cơ sở thực phẩm, UFI giúp FDA kiểm tra thông tin nhận diện và địa chỉ cụ thể của cơ sở có phù hợp với thông tin đăng ký hay không.
FDA bắt đầu yêu cầu các cơ sở thuộc diện đăng ký thực phẩm cung cấp UFI được FDA chấp nhận khi đăng ký hoặc gia hạn. Hiện tại, DUNS là mã UFI được FDA công nhận cho mục đích này.
DUNS có vai trò gì trong đăng ký FDA?
DUNS là mã số do Dun & Bradstreet (D&B) quản lý và cấp. Khi thực hiện đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA, doanh nghiệp cần cung cấp UFI phù hợp với yêu cầu của FDA; hiện FDA công nhận DUNS là UFI được chấp nhận.
Điều quan trọng là thông tin của cơ sở trên DUNS cần phù hợp với thông tin doanh nghiệp sử dụng trong hồ sơ FDA, đặc biệt là tên và địa chỉ của cơ sở.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin DUNS trước khi đăng ký FDA để hạn chế trường hợp thông tin giữa D&B và hồ sơ FDA không thống nhất.
Mỗi địa chỉ cơ sở có cần kiểm tra DUNS riêng không?
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng FDA sử dụng UFI để xác định cơ sở cụ thể và địa chỉ cụ thể. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu giữ thực phẩm tại các địa chỉ khác nhau, cần kiểm tra thông tin định danh tương ứng của từng cơ sở khi thực hiện đăng ký.
Không nên chỉ dựa vào tên công ty để xác định DUNS. Thông tin về cơ sở và địa chỉ phải phù hợp với hồ sơ đăng ký FDA.
Thông tin DUNS không khớp với hồ sơ FDA có sao không?
Có thể phát sinh vấn đề nếu thông tin nhận diện hoặc địa chỉ cơ sở trên DUNS không phù hợp với thông tin được khai báo trong hồ sơ FDA.
FDA sử dụng UFI để kiểm tra sự phù hợp của thông tin cơ sở. Vì vậy, trước khi đăng ký hoặc gia hạn, doanh nghiệp nên kiểm tra lại:
- Tên cơ sở;
- Địa chỉ cơ sở;
- Thông tin DUNS;
- Thông tin cơ sở được khai báo trên hệ thống FDA.
Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ hoặc thông tin quan trọng của cơ sở, nên kiểm tra và cập nhật thông tin liên quan trước khi thực hiện thủ tục đăng ký hoặc gia hạn.
Đăng ký DUNS mất bao lâu?
Thời gian nhận hoặc cập nhật DUNS có thể khác nhau tùy trường hợp và quá trình xác minh thông tin của Dun & Bradstreet.
Để tránh ảnh hưởng đến tiến độ đăng ký FDA, doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra thông tin DUNS trước khi bắt đầu hồ sơ, đặc biệt khi đang có kế hoạch đưa sản phẩm thực phẩm vào thị trường Hoa Kỳ.
Không có UFI/DUNS có đăng ký FDA được không?
Đối với các cơ sở thực phẩm thuộc diện phải đăng ký, FDA yêu cầu phải có UFI được FDA chấp nhận trong thông tin đăng ký. Hiện tại, DUNS là UFI được FDA công nhận.
FDA cũng có hướng dẫn riêng cho trường hợp cơ sở tạm thời chưa thể cung cấp DUNS trong một số tình huống. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định rằng có thể bỏ qua UFI/DUNS khi đăng ký hoặc gia hạn.
Không đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA có thể gặp vấn đề gì?
Nếu một cơ sở thuộc diện bắt buộc đăng ký nhưng không thực hiện đăng ký theo quy định, việc này có thể dẫn đến các vấn đề về tuân thủ khi đưa thực phẩm vào Hoa Kỳ.
FDA xác định việc không đăng ký cơ sở thực phẩm theo quy định là một hành vi bị cấm theo Đạo luật Liên bang về Thực phẩm, Dược phẩm và Mỹ phẩm (FD&C Act). Tùy trường hợp, việc không tuân thủ có thể dẫn đến các biện pháp xử lý của cơ quan chức năng và ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Do đó, doanh nghiệp nên hoàn tất đăng ký đúng yêu cầu và kiểm tra thông tin UFI/DUNS trước khi đưa sản phẩm vào thị trường Hoa Kỳ.
Lưu ý quan trọng về UFI khi đăng ký FDA
- UFI không phải là số đăng ký FDA.
- Đối với đăng ký cơ sở thực phẩm, FDA hiện công nhận DUNS là UFI được chấp nhận.
- UFI/DUNS được sử dụng để xác định cơ sở và kiểm tra thông tin địa chỉ của cơ sở.
- Thông tin trên DUNS nên phù hợp với thông tin cơ sở khai báo trong hồ sơ FDA.
- Nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở tại các địa chỉ khác nhau, cần kiểm tra thông tin định danh của từng cơ sở.
- Không nên xem thời gian cấp DUNS như một thời hạn xử lý cố định của FDA.
Nguồn:
FDA – Animal Food Facility Registration FAQ: Unique Facility Identifier (UFI)
